Die Frage, die man sich in der Organisation des Bereichs Global Wealth Management & Business Banking stellte, traf genau diesen Trend: Wie können wir die Mitarbeiter der Bank unterstützen, ihre Erfahrungen festzuhalten und anderen zur Verfügung zu stellen?

UBS Global Wealth Management & Business Banking umfasst mehr als 12.000 Mitarbeiter, die weltweit tätig sind. Immer wieder stand man dort in einem globalen Umfeld vor wiederkehrenden Aufgaben. Und immer wieder stellte man fest, dass man Erfahrungen und Lösungen nicht schnell und umfassend genug dorthin bringen konnte, wo sie gerade benötigt wurden.

Also überlegte das Projektteam von Mitarbeitern des Chief Operation Officers und HQ-Beratern, wie eine zeitgemäße Antwort aussehen könnte. Gesucht wurde eine netzbasierte, benutzerfreundliche Lösung, mit deren Hilfe nicht nur Informationen erfasst und verwaltet, sondern auch Verbindungen zu den jeweiligen Erfahrungsträgern hergestellt werden konnte. Die Zusammenarbeit als Community sollte gefördert werden. Dabei lag es nahe, sich intensiv mit dem Potenzial von Web 2.0 zu befassen, um von passenden Ideen und Mechanismen zu profitieren.

Vor diesem Hintergrund wurden zentrale Anforderungen an die "Sharing Best Practice"-Plattform herausgearbeitet:

• Dokumentation: ein einfaches selbsterklärendes Frontend, um in strukturierter Form Projekterfahrungen festzuhalten
• Ansicht: eine benutzerfreundliche Ansicht sowie die Verlinkung mit Dokumenten und Kontakten
• Suche: über die Eingabe von Stichworten, die Auswahl aus von den Nutzern zugewiesenen Tags bis zur "advanced search"
• Kommentieren: der offene Austausch von Anmerkungen, Verbesserungen und Fragen
• Kommunizieren: Weiterleitung ("Tell a friend") und Abonnement via RSS

Das Projektteam entschied, für die Umsetzung dieser Plattform auf ein vorhandenes Contentmanagement-System zurückzugreifen. So konnte die Plattform in kurzer Zeit und mit begrenzten Ressourcen entwickelt werden. Selbstverständlich war die "Sharing Best Practice"-Plattform unmittelbar mit strategischen Zielen der Geschäftsführung verknüpft, was die Ansprache wichtiger Stakeholder und zukünftiger Nutzer erleichterte.

Um den Nutzen der Plattform vom ersten Tag an deutlich zu machen, wurde sie bereits vor dem Launch mit einer "kritischen" Zahl von Best Practices gefüllt. Das Projekt ist zudem fest in die bestehenden Kommunkationskanäle integriert. Auch wurde darauf geachtet, dass die Plattform mandantenfähig ist, um sie schnell für neue Aufgaben einsetzen zu können.

Für Felix Wenger, Executive Director der UBS, liegt hier auch ein wichtiges Erfolgskriterium: "Wir wollten keinen technischen 'Big Bang', sondern eine smarte Lösung, die sich selbst trägt, die aber auch schnell auf neue Situationen übertragen werden kann. Unsere Erfolgsstory sind kontinuierliche Anfragen aus anderen Bereichen!"

Die Technik ermöglicht es heute, Lösungen schnell und unkompliziert an konkrete Anforderungen anzupassen. So kann man sich ganz auf das "Wissen teilen", auf organisatorische Fragen und Fragen der Unternehmenskultur konzentrieren.